كلیه امور اجرایی هیأت اجرایی جذب از قبیل اعلام فراخوان عمومی جذب، دریافت تقاضای همكاری، تشكیل پرونده، پاسخگویی به متقاضیان و... توسط دبیرخانه هیأت اجرایی جذب که دارای امكانات و تجهیزات مناسب و مكانیزه است، انجام خواهد شد. رئیس دبیرخانه را رئیس هیأت اجرایی جذب تعیین می نماید. رئیس دبیرخانه زیر نظر دبیر هیأت اجرایی جذب فعالیت می‌نماید.

-  شناسایی و تعیین نیازهای جذب اعضای هیأت علمی در گروه‎های آموزشی و پژوهشی 

-  انجام فراخوان عمومی برای جذب اعضای هیأت علمی دانشگاه 

-  تصمیم‌گیری در خصوص نحوه و چگونگی استخدام اعضای هیأت علمی اعم از قراردادی، پیمانی، رسمی-آزمایشی، رسمی-قطعی، هیأت علمی طرح سربازی، مأموریت و انتقال اعضای هیأت علمی در چارچوب آیین‌نامه‌ها و مقررات مربوطه 

- اعلام نظر درخصوص جذب اعضای هیأت علمی متقاضی استخدام در دانشگاه و متقاضیان راتبه تحصیلی از لحاظ  توانایی‌های علمی و صلاحیت عمومی 

- نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات مربوط به استخدام اعضای هیأت علمی 

- ارائه گزارشات مستمر سالیانه حسب مورد به هیأت مركزی جذب اعضای هیأت علمی وزارت علوم 

- برگزاری جلسات هیات اجرایی جذب اعضای هیات علمی دانشگاه

- اجرای مصوبات هیات اجرایی جذب دانشگاه

 - انجام مکاتبات با مرکز جذب و نظارت ( وزارت علوم، تحقیقات و فناوری)

-  پاسخگویی به متقاضیان و معترضین نتایج جذب هیأت علمی

فراخوان عمومی برای استخدام اعضای هیأت علمی دو بار در سال و در ماه‌های شهریور و بهمن از طریق وب سایت وزارت علوم به صورت متمرکز انجام خواهد شد. زمانبندی مراحل جذب به شرح زیر می باشد:

1- دریافت و جمع‌آوری درخواست متقاضیان

2- بررسی اولیه پرونده متقاضیان با نظر هیأت اجرایی جذب

3- تشکیل و تکمیل پرونده برای متقاضیان دارای شرایط اولیه و ارسال به کمیته‌های بررسی توانایی‌‌های علمی و صلاحیت عمومی 

4- نتیجه بررسی صلاحیت عمومی و علمی دردانشگاه 

5- اتخاذ تصمیم در هیأت اجرایی جذب دانشگاه 

6- ارسال خلاصه پرونده متقاضیانی که در هیأت اجرایی جذب دانشگاه مورد تأیید قرار گرفته به دبیرخانه هیأت مرکزی جذب وزارت علوم 

7- اتخاذ تصمیم نهایی توسط هیأت مرکزی جذب وزارت علوم 

8- اعلام نتیجه نهایی توسط دانشگاه به متقاضی

۱.   رئيس مؤسسه (رئيس هيأت)

۲.   رئيس نهاد نمايندگي مقام معظم رهبري در مؤسسه

۳.   پنج تا هفت عضو هيأت علمي از همان مؤسسه به انتخاب هیأت عالی جذب

تبصره ۱- رئیس مؤسسه یا هیأت مرکزی جذب می توانند افراد بند ۳ را به هیأت عالی پیشنهاد نمایند.

(زمان عضویت اعضاء هیأت علمی عضو هیأت اجرایی برای دوره اول ۲ سال و برای دوره های بعد ۴ سال باشد بعلاوه زمان اجرای این مصوبه از شهریور سال آینده محاسبه می شود.)

تبصره ۲- دبير هيأت كه از ميان اعضاي هيأت علمي موضوع بند ۳ به انتخاب و حكم رئيس مؤسسه منصوب مي‌شود.

تبصره ۳- صدور احكام بند ۳ بعد از ابلاغ حداكثر تا يك ماه توسط دبير هيأت مركزي جذب صادر مي‌گردد.

آیین نامه استخدام اعضای هیأت علمی
جداول رسمی آزمایشی - آموزشی